Zanim jednak przejdziemy do opisu wstępu skargi, omówmy jej nagłówek. W prawym górnym rogu należy umieścić miejscowość i datę, w lewym górnym rogu wiersz niżej imię i nazwisko osoby składającej pismo oraz jego adres. Dwa wiersze niżej pośrodku strony umieszczamy organ, do którego kierujemy skargę. Pod nazwą organu możemy umieścić imię i nazwisko osoby pełniącej daną funkcję. Poniżej tych danych zapisujemy dokładny adres urzędu, do którego skargę składamy. Nie musimy jednak zapisywać adresu instytucji jeżeli na miejscu składamy swoje pismo. I na koniec nagłówka jeszcze jedna bardzo istotna rzecz – nazwijmy skargę skargą. Słowo „skarga” umieszczamy pod adresem instytucji po środku pisma. Wyraz ten będzie jasnym komunikatem dla urzędnika odbierającego pismo.
Wstęp

Warto we wstępie swojej skargi powołać się na konkretny przepis prawny kodeksu postępowania administracyjnego, na którego podstawie działamy. Po czym powinniśmy wskazać osobę lub organ, na których składamy skargę. Powołanie się na konkretne przepisy i jasne określenie sprawy sprawią, że urzędnik potraktuje nasze pismo z należną powagą. Zda sobie sprawę, że ma do czynienia z osobą świadomą swoich praw i potrafiącą je egzekwować.

Rozwinięcie

W środkowej części pisma opisujemy to, na co się skarżymy. Na początku zwracamy uwagę na obowiązki należące do konkretnej osoby lub instytucji. Następnie tłumaczymy na czym polegały niedociągnięcia ze strony urzędnika lub instytucji. Natomiast w zakończeniu tej części należy umieścić regułkę „świadczy to o nienależytym wykonywaniu obowiązków przez osobę/urząd.

Zakończenie

Tak naprawdę zakończenie skargi to tylko formalność. W końcu najważniejsze już napisaliśmy. Jednak nie możemy o niej zapomnieć. Taką sztandarową formułą kończącą skargę jest „Oczekuję od Państwa podjęcia właściwych kroków i zadośćuczynienia moich strat”. Formułę tę można zastąpić przedstawieniem swoich konkretnych oczekiwań/żądań. Możemy żądać:
- unieważnienia błędnej decyzji,
- terminowego załatwienia sprawy,
- ukarania urzędnika za jego błędy,
- ponownego rozpatrzenia swojego pisma.

Urząd ma 30 dni na odpowiedzenie na nasza skargę. Jeśli nie wyrabia się w terminie powinien przesłać nam przedłużkę, w której poda nowy termin rozpatrzenia sprawy.

Przykład skargi

Spis załączników

Często do skargi załączamy pewne dokumenty, które są dowodem na nieprawidłowe działanie instytucji lub postępowanie konkretnego urzędnika. Pamiętajmy, aby ich spis umieścić na dole naszej skargi po lewej stronie.