Rzeczywistość jednak weryfikuje, tę powszechnie przyjętą opinię. W listach urzędowych jak i firmowych często spotyka się podstawowe błędy jak: przenoszenie wyrazów, umieszczenie danych nadawcy w błędnym miejscu, skracanie nazwy adresata.

A trzeba pamiętać, że prawidłowe zaadresowanie koperty wpływa na szybkość rozwiązania poruszonej w korespondencji sprawy. Dlatego bardzo ważne jest przyswojenie sobie pewnych stałych zasad, odnoszących się do adresowania kopert. 

1. Dane adresata umieszczamy w sferze prostokątnej nie bliżej niż 5 mm od prawego brzegu koperty i nie bliżej niż 15 mm od jej dolnego brzegu.

2. Dane zapisuje się w kolejności: nazwa/imię i nazwisko nadawcy, nazwa i numer ulicy, kod pocztowy i nazwa miejscowości.

3. Jeśli nazwa odbiorcy jest długa, należy ją podzielić zgodnie z podziałem logicznym, ale w żadnym wypadku nie wolno nam jej skracać.

4. Po nazwie /imieniu i nazwisku adresata robimy odstęp, tak aby wizualnie oddzielić tę część od adresu.

5. Wpisując imię i nazwisko odbiorcy, należy pamiętać o jego stopniach naukowych i tytułach zawodowych, a także zwrotach grzecznościowych.

Również w adresie nie tworzymy skrótów, oczywiście nie dotyczy to powszechnie przyjętych skrótów jak: ul., m., al. , mgr , dr , inż.

6. Nie pomijamy skrótów ul., al., gdyż może to wprowadzić listonosza w błąd.

7. Kod pocztowy zapisujemy w ostatnim rzędzie przed nazwą miejscowości.

8. Nazwę miejscowości w całości zapisujemy wielkimi literami.

9. Nie dzielimy wyrazów w okienku adresowym, ani nie przenosimy ich części.

10. Adnotacje dotyczące rodzaju listu (np. polecony, priorytetowy) umieszczamy nad adresem obok znaczka.

11. Znaczek przyklejamy w prawym górnym rogu koperty.

12. Nazwa/imię nazwisko i adres nadawcy powinniśmy zapisać w lewym górnym rogu koperty. Dane te nie muszą być pisane ręcznie, mogą być w postaci naklejki, nadruku lub stempla.

14. Przesyłka powinna mieć odpowiednio dopasowaną do swojej objętości kopertę.

15. Nie powinno się zaklejać kopert taśmą klejącą czy zszywać ich zszywaczem.