W piśmie przewodnim w części zasadniczej powinna znaleźć się informacja o tym jakie dokumenty i w jakiej ilości przesyłamy adresatowi w załączeniu. Początek pisma i jego zakończenie wypełniają zwroty grzecznościowe. Na dole pisma podpisuje się pracownik wysyłający list, faks lub mail.

Jeśli wysyłamy dokumenty pocztą elektroniczną, to bardzo ważne aby już w tytule wiadomości zaznaczyć jej zawartość. Przykładowo jeśli wysyłamy ofertę naszej firmy w tytule najlepiej zapisać „Oferta firmy X”. W mailach również należy zachować wszelką staranność i grzeczność.

WZÓR

Szanowni Państwo

W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej/do Państwa listu/maila przesyłamy w załączeniu :
……………………………………………………………………………………………………….
Jeśli będziemy mogli jeszcze Państwu w czymś pomóc, prosimy o kontakt.

Na końcu pisma po prawej stronie umieszczamy zwrot grzecznościowy "Z poważaniem", a pod nim (tylko nieco bliżej prawego marginesu) w następującej kolejności, jeden pod drugim umieszczamy: podpis, imię i nazwisko oraz stanowisko.