Najbardziej oficjalną i najwygodniejszą formą zaproszenia jest zaproszenie pisemne. Rzadko zdarzają się zaproszenia osobiste bądź telefoniczne. Z reguły dzwonimy z zaproszeniem w przypadku, kiedy zaproszenie w formie pisemnej nie dotrze na czas do naszego odbiorcy.

Jak powinno wyglądać zaproszenie

Tekst zaproszenia powinien być wydrukowany na papierze wysokiej jakości i zawierać następujące informacje:

• kto zaprasza,
• kogo zaprasza,
• na co zaprasza,
• miejsce, datę i godzinę wydarzenia/spotkania,
• skróty i dopiski.

Przy czym należy pamiętać, żeby podać dokładny adres spotkania, a kiedy to konieczne dołączyć także plan dojazdu. W przypadku przyjęć stojących należy oprócz godziny rozpoczęcia, podać także godzinę ich zakończenia. W prawym lub lewym dolnym rogu należy umieścić informację na temat obowiązującego stroju. Czynimy to zazwyczaj w języku polskim lub angielskim.

Rodzaj ubrania Angielskie tłumaczenie

• frak - white tie
• smoking - black tie
• strój wizytowy - informal
• ciemny garnitur - dark suit
• długa suknia - long dress
• żakiet - cut-away

Skróty i dopiski dopisujemy także w prawym lub lewym dolnym rogu razem z numerami telefonu.

Rozdaje skrótów

R.S.V.P. – proszę odpowiedzieć na zaproszenie,

P.M. – dla pamięci,

regrets only – w przypadku nieobecności.

Rodzaje zaproszeń

Wyróżniamy dwa rodzaje zaproszeń: specjalne i uniwersalne. Pierwsze z nich drukuje się specjalnie na jedno, konkretne wydarzenie. W tym rodzaju zaproszeń wydrukowane są wszystkie dane z wyjątkiem danych osoby zapraszanej. Imię i nazwisko gościa zawsze wpisujemy odręcznie. Z kolei zaproszenia uniwersalne są to wydruki kilkukrotnego użytku. Tu wydrukowane są tylko informacje dotyczące tego kto zaprasza, zwrot „prosi” oraz niekiedy skróty i dopiski. Resztę informacji wypełnia się ręcznie.