Funkcjami zawiadomienia mogą być: informowanie, przekonywanie lub przypominanie. W korespondencji prywatnej zawiadomienia najczęściej dotyczą takich wydarzeń jak: zaręczyny, ślub, narodziny dziecka, pogrzeb. W korespondencji firmowej natomiast np. informacji o uiszczeniu zaległości finansowych, powiadomienie o śmierci pracownika danej firmy, zawiadomienie o sprawdzaniu instalacji gazowej w bloku itp. 

Jak napisać zawiadomienie

Pamiętajmy, że ta forma wypowiedzi powinna być krótka i bardzo konkretna. Pisz zatem zwięźle i na temat. Odpowiedz na wszystkie pytania zazwyczaj stawiane w zawiadomieniach, a więc „o czym zawiadamiasz”, „kto zawiadamia”, a niekiedy „kogo zawiadamia”. Ponadto zawiadomienie musi zawierać wszystkie niezbędne informacje dotyczące zdarzenia. Przykładowo jeśli spółdzielnia zawiadamia lokatorów o sprawdzaniu stanu instalacji gazowej, musi w swoim piśmie napisać, o której godzinie, w której klatce, z jakiej przyczyny to robi.

Redagując takie pismo najlepiej wybrać jedną z prostych czcionek i nie stosować żadnych formatowań. Dla lepszej czytelności można wyboldować tylko sam wyraz „zawiadomienie”.

WZÓR

…………………………………. zawiadamia, że dnia …………… o godzinie …………… odbędzie
się ........................……..w ………………… ………………….… proszeni są o …………………..