W układzie blokowym każdą linijkę tekstu zaczynamy pisać od lewego marginesu przy zachowaniu podwójnego odstępu między akapitami, natomiast w układzie z akapitem znaki odstępów są umieszczone w odległości 2-5 znaków maszynowych od lewego akapitu. Coraz częściej spotyka się układ maszynowy, w którym nowe myśli są nie tylko wydzielone przez zastosowanie wcięcia w tekście, ale dodatkowo między akapitami istnieje jeszcze jeden skok. Taka kompozycja pisma wpływa na przejrzystość treści tekstu. W korespondencji handlowej są stosowane następujące marginesy: lewy 25 mm, prawy 10 mm, górny 25-30 mm, dolny nie mniej niż 20 mm. Treść tekstu zazwyczaj dzieli się na trzy główne części:

• część pierwsza (wstępna) – wyjaśnia powód pisania listu oraz zawiera inne informacje niezbędne w działalności handlowej,
• część druga (zasadnicza) – jest poświęcona szczegółowemu omówieniu sprawy, która jest przedmiotem listu,
• część trzecia (zakończenie) – to podsumowanie głównych punktów omawianych w liście, a także wnioski sugerujące: co, kiedy, jak i przez kogo ma być wykonane.

Listy handlowe oprócz informacji o sposobie zakupu i dostawy towaru zawierają również wnioski, w których podane są przyczyny niezrealizowania zamówienia, reklamacje, odmowa zapłaty itp. Listy te zwierają informacje przyjemne oraz nieprzyjemne, dlatego często na potrzeby wnioskowania odchodzi się od tradycyjnej i powszechnej struktury formy listu na rzecz formy listu zalecanej w amerykańskich szkołach biznesu. List ten posiada następującą budowę:

• Wprowadzenie - Wniosek - Zasadnicza treść
• Wniosek - Wprowadzenie - Zasadnicza część

Sposoby te stosuje się zazwyczaj, gdy list zawiera dobre wiadomości dla czytelnika, albo czytelnik ma dostateczną wiedzę, aby zrozumieć wnioski bez dodatkowych wyjaśnień.

Kolejnym elementem składowym pisma jest grzecznościowy zwrot kończący list. Zwrot ten umieszcza się w oddzielnym wierszu z podwójnym odstępem od ostatniej linijki wiersza nad podpisem. Końcowe zwroty grzecznościowe muszą pasować do zwrotów grzecznościowych rozpoczynających list. Gdy stosunki nadawcy i odbiorcy są serdeczne można użyć zwrotu „Serdeczne pozdrowienia”, jeżeli natomiast osoby korespondujące ze sobą pozostają w bardzo formalnych stosunkach właściwą formułką końcową będzie zwrot „Z wyrazami szacunku”, „Pozostaję z szacunkiem”, „Z poważaniem”.