Zwroty grzecznościowe stosujemy w każdej korespondencji, a ich dobór zależy od tego, do kogo jest adresowane pismo. Gdy pismo adresowane jest do przedsiębiorstwa stosujemy zwrot „Szanowni Państwo”, jeżeli znamy imię i nazwisko adresata wówczas piszemy „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”, a kiedy znamy tytuł służbowy, pełnioną funkcję oraz płeć adresata to forma zwrotu grzecznościowego jest następująca:

• „Szanowny Panie Profesorze”,
• „Szanowna Pani Profesor”,
• „Szanowny Panie Dyrektorze”,
• „Szanowna Pani Dyrektor”,
• „Szanowny Panie Kierowniku”,
• „Szanowna Pani Kierownik”.

Zwroty grzecznościowe piszemy zawsze w oddzielnym wierszu. Określenie przedmiotu sprawy jest kolejnym elementem składowym pism. Pozwala ono na szybkie zorientowanie się w temacie listu oraz ma duże znaczenie przy przyjmowaniu, segregowaniu i rejestrowaniu pism w sekretariacie lub kancelarii. Ta część składowa pisma przeszła największe zmiany. Na początku przedmiot sprawy redagowano w pierwszym przypadku i pisano pod znakami powoławczymi po nadruku „sprawa”. W praktyce ten element składowy pisma umieszczano po słowie „dotyczy”, jednak wówczas przedmiot sprawy nie mógł być wyrażany w mianowniku. Wszystkie te określenia: „sprawy”, „dotyczy”, „ w sprawie” mogą znaleźć zastosowanie w zależności od sprawy lub sytuacji, którą chcemy przedstawić w korespondencji. Zdarza się, że ta część składowa listu zostaje pominięta lub przedstawiona bez określenia wprowadzającego, ale podkreślona. W teorii jak i w praktyce nie ma jednolitego poglądu na to, gdzie umieszczać: znaki powoławcze, treść przedmiotu sprawy oraz zwroty grzecznościowe. W związku z tym przyjmuje się następujące założenia:

• znaki powoławcze umieszczać pod nagłówkiem,
• określenie przedmiotu sprawy pisać pod adresem z podwójnym odstępem bez nadruku „sprawa”, „dotyczy”, „w sprawie”, ale z podkreśleniem,
• zwroty grzecznościowe rozpoczynające listy pod określeniem sprawy również z podwójnym odstępem.