Do części składowych listu handlowego zaliczamy:

a) nagłówek, który zawiera wszystkie dane firmy, takie jak:

• nazwa firmy
• adres
• numery telefonów, faksu, skrzynki pocztowej, elektronicznej
• numer konta bankowego
• znak firmowy

b) data pisania cyframi arabskimi, a nie rzymskimi

Nie istnieje jeden obligatoryjny sposób pisania dat. Stosowane są dowolne kolejności podawania dnia, miesiąca i roku. Rok podawany jest w całości. Należy pamiętać, że na końcu daty nie stawiamy kropki. Między poszczególnymi elementami daty możliwe jest wstawianie myślników. Nie należy stosować skrótów nazw miesięcy, czy też słowa „dzień”.

Oto przykład zapisu daty w korespondencji:

Poznań, 09.12.2009 lub Poznań, 2009-12-09

c) adres odbiorcy

Wszystko uzależnione jest od tego czy znane jest nam imię oraz nazwisko naszego adresata, jak także jego stanowisko jakie zajmuje. Jeżeli nie są znane nam nazwiska osoby pracującej w danej firmie, korespondencja kierowana jest na adres firmy:

Przedsiębiorstwo MEBLE
ul. Poznańska 4
63-200 Jarocin

Kiedy jednak znamy imię i nazwisko adresata, jego stanowisko pismo adresujemy w następujący sposób:

Pani dr Janina Kowalska
Dyrektor Finansowy
W Przedsiębiorstwie MEBLE
ul. Poznańska 4
63-200 Jarocin

Gdy nie znamy nazwiska, ale wiemy, że dana osoba zajmuje dane stanowisko w firmie, to stosujemy następujący zapis:

Dyrektor
Przedsiębiorstwa MEBLE.