Etykieta nakazuje by odmowę zacząć od kilku miłych słów pod adresem odbiorcy. Tak, by nie dyskwalifikowały jego umiejętności, czy bagatelizowały sytuacje, w jakiej się znalazł. Powinniśmy zachować wszystkie niezbędne zwroty grzecznościowe i wyrażające szacunek.

Następna część listu to nasze stanowcze „nie”. Nawet jeśli prośba do nas skierowana wydaje nam się absurdalna, a forma skandaliczna, należy zachować wszystkie podstawowe zasady listowego savoir vivre’u i odmówić kulturalnie. Przedstawić sytuację i wyjaśnić, dlaczego nie możemy przystać czy spełnić przedkładanych żądań. Warto również zaznaczyć, że odmowa nie jest definitywna i zastrzegacie sobie prawo do skontaktowania się z odbiorcą, gdy np. sytuacja finansowa firmy się poprawi.

Szanowny Panie Kowalski,

Bardzo dziękujemy za przesłany przez Pana maszynopis. Zrobił na nas bardzo duże wrażenie. Styl, jakim się Pan posługuje oraz sama historia, to jedna z ciekawszych lektur, jakie w ostatnim czasie trafiły do naszego wydawnictwa. Podziwiamy Pański wielki talent.

Z przykrością musimy odesłać przysłany nam egzemplarz Pańskiej książki. Wszechobecny kryzys nie ominął i naszego wydawnictwa. Ograniczenia finansowe, jakie byliśmy zmuszeni wprowadzić nie pozwalają nam na podjęcie współpracy z nowymi i niekiedy bardzo zdolnymi, młodymi autorami. Z zapartym tchem będziemy śledzić Pańska karierę.

Z poważaniem
Redakcja